2000年度に、ボランティア学会(参加者数約200人)、日本動物行動学会(参加者数約300人)が滋賀県立大学交流センターで行われ、ぼくはこの二つの準備を担当しました。学会ならではの細々とした問題はなかなか事前には気がつきにくいということを身をもって体験しました。ここに、ノウハウをいくつかまとめておきます。幸運にも(?)これから学会を運営することになった方、お手伝いはできませんが(もうカンベンして下さい、ホント)、何かのご参考になれば幸いです。(細馬)
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施設全体について
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昼食について
[どこに昼食を発注するか]
[当日までの段取り:生協食堂の場合]
当日に:
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飲料水
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掲示物
[看板]
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交流センターのホール利用ホール利用の際には、調整室と舞台袖に最低一人ずつスタッフを置きます。講師控室を利用する場合は、ここにもスタッフがいるといいでしょう。初めての人にはホールの仕組みは難解です。経験者(特に学生)に相談しましょう。[調整室] ホールの2Fに調整室があり、ここで主な照明や音響を調整しています。複雑な演出が可能ですが、この操作に通じている人は学内にはごくわずかです。学園祭、音楽系、演劇系クラブ・サークルの学生に相談してみましょう。ぼくの知る限り、経験者の学生は非常に有能で力になってくれます。もちろんバイト代は出しましょう。 [舞台袖] 舞台袖には、MC以外に経験者のスタッフがいるといいでしょう。特に映像を使う予定がある場合は経験者を入れること。 袖には、卓上の操作パネルがあります。壁に埋めこまれたスクリーンの出し入れ、そこに映す視覚素材はここで選択します。パソコンやDVなどを使う場合には、この操作パネル横の外部入力端子や、パネル下のビデオの外部入力端子につなぎます。パソコン用のRGB端子は機種によって信号がまちまちなので、パワーポイントなどを使う場合は注意が必要。事前に正常に映像が出力できるか確認しましょう。 壁には舞台の上方にあるバーの上げ下ろしなどを調節する操作盤があります。吊り看板などはこれを使って上げ下ろしします。また、ここにはインカムがあり、調整室と連絡を取ることができます。進行責任者をここにおいて、舞台袖、調整室の両方に、必要な指示を飛ばすとよいでしょう。 [舞台準備] 舞台用にはライン付きのマイクが数本、ワイヤレスマイクが2本あります。出演者の数や役回りに応じて割り振るとよいでしょう。指示棒を使った講演用にはワイヤレスを使うのが無難です(動き回るため)。マイクのボリュームは調整室でコントロールします。 OHPは壁に埋めこまれたスクリーンに移すこともできますし、壇上に専用スクリーンを置くこともできます。演壇が意外にスクリーンの邪魔になるので配置に注意しましょう。 壁のスクリーンは二つありますが、実は卓上から選択できる映像の組み合わせには限りがあります。同時に複数の映像を使う予定のある場合は注意が必要です。 |